KI im Unternehmen datenschutzkonform einsetzen (revDSG)

Seit dem 1. September 2023 gilt in der Schweiz das revidierte Datenschutzgesetz. Es verbietet den Einsatz von KI nicht, und es enthält auch keine eigenen KI-Paragrafen. Es gilt technologieneutral, also für ein Sprachmodell genauso wie für eine Kundendatenbank. Für die Praxis heisst das: Die Frage ist nicht, ob KI erlaubt ist, sondern welche Daten Sie mit welchem Anbieter zu welchem Zweck bearbeiten. Dieser Beitrag ersetzt keine Rechtsberatung, zeigt aber die Punkte, die in fast jedem Projekt zu klären sind.

Was das revDSG beim Einsatz von KI verlangt

Ausgangspunkt sind die allgemeinen Bearbeitungsgrundsätze. Personendaten müssen rechtmässig, nach Treu und Glauben und verhältnismässig bearbeitet werden. Der Zweck muss für die Betroffenen erkennbar sein, und es dürfen nur so viele Daten bearbeitet werden, wie für diesen Zweck nötig sind. Für KI-Anwendungen ergeben sich daraus einige konkrete Pflichten:

• Zweckbindung: Wer Kundenanfragen mit KI vorsortiert, darf dieselben Daten nicht ohne Weiteres für ganz andere Zwecke auswerten.
• Informationspflicht (Art. 19 revDSG): Betroffene müssen über die Bearbeitung informiert werden, in der Regel über die Datenschutzerklärung, inklusive Empfängerkategorien und allfälliger Bekanntgabe ins Ausland.
• Automatisierte Einzelentscheidungen (Art. 21 revDSG): Trifft ein System ohne menschliche Prüfung eine Entscheidung mit rechtlicher oder erheblicher Wirkung für eine Person, müssen Sie darüber informieren und auf Verlangen eine Prüfung durch einen Menschen ermöglichen.
• Datensicherheit: Zugriffe, Protokollierung und Verschlüsselung müssen dem Risiko angemessen sein.
• Datenschutz-Folgenabschätzung (Art. 22 revDSG): Bei einem voraussichtlich hohen Risiko, etwa bei umfangreicher Bearbeitung besonders schützenswerter Daten, ist sie vorab zu erstellen.

Viele typische Anwendungen sind datenschutzrechtlich unkritisch. Wer technische Datenblätter zusammenfasst, Produkttexte entwirft oder Lieferscheine ohne Personenbezug ausliest, bearbeitet keine oder kaum Personendaten. Sobald jedoch E-Mails von Kundinnen und Kunden, Bewerbungsunterlagen oder Gesundheitsangaben ins Spiel kommen, braucht es eine saubere Grundlage.

Auftragsbearbeitung: der Vertrag mit dem KI-Anbieter

Wenn ein externer Anbieter Personendaten in Ihrem Auftrag bearbeitet, liegt eine Auftragsbearbeitung nach Art. 9 revDSG vor. Im EU-Recht spricht man von Auftragsverarbeitung. Das trifft auf die meisten KI-Dienste zu, die über eine API angesprochen werden. Sie bleiben verantwortlich und müssen sicherstellen, dass der Anbieter die Daten nur so bearbeitet, wie Sie es selbst dürften, und dass er die Datensicherheit gewährleistet.

In der Praxis heisst das: Verwenden Sie keine Gratis- oder Privatkonten von KI-Diensten für Geschäftsdaten. Diese Angebote sehen oft vor, dass Eingaben gespeichert oder zur Verbesserung der Modelle genutzt werden dürfen. Geschäftskunden-Verträge der grossen Anbieter enthalten dagegen in der Regel eine Vereinbarung zur Auftragsbearbeitung und lassen sich so konfigurieren, dass Eingaben nicht zum Training verwendet und nur befristet gespeichert werden. Prüfen Sie im Vertrag mindestens:

• Verwendung der Eingaben und Ausgaben für das Training: ausgeschlossen oder nicht?
• Speicherdauer und Löschung, auch in Protokollen zur Missbrauchserkennung.
• Standort der Verarbeitung und eingesetzte Unterauftragsbearbeiter.
• Technische und organisatorische Sicherheitsmassnahmen.
• Meldung von Datensicherheitsverletzungen an Sie als Verantwortliche.

Datenstandort und Bekanntgabe ins Ausland

Werden Personendaten an einen Anbieter im Ausland übermittelt oder dort abrufbar gemacht, gelten die Regeln zur Bekanntgabe ins Ausland. Nach Art. 16 revDSG ist sie ohne Weiteres zulässig, wenn der Bundesrat dem Zielstaat einen angemessenen Datenschutz attestiert hat. Das ist für die Staaten der EU und des EWR der Fall. Für die USA gilt dies nur für Unternehmen, die unter dem Swiss-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert sind. Fehlt die Angemessenheit, braucht es geeignete Garantien wie Standardvertragsklauseln oder eine der Ausnahmen nach Art. 17 revDSG.

Rechtlich ist eine Verarbeitung im Ausland also oft lösbar. Viele Unternehmen entscheiden sich trotzdem für einen Betrieb in der Schweiz, weil er die Dokumentation vereinfacht, Kundenanfragen zum Datenstandort klar beantwortet und branchenspezifische Anforderungen leichter erfüllt. Für Treuhand, Gesundheit und Anwaltschaft kommen Berufs- und Geschäftsgeheimnisse hinzu, die strenger sein können als das revDSG selbst.

Die beste Datenschutzmassnahme bei KI ist oft die einfachste: Daten, die das Modell nicht braucht, gar nicht erst übermitteln.

Die Modellwahl als Datenschutzentscheid

Welches Modell Sie einsetzen, ist nicht nur eine Frage der Qualität, sondern auch der Datenflüsse. Grob lassen sich drei Varianten unterscheiden:

• Kommerzielle Modelle über die API eines internationalen Anbieters, etwa OpenAI oder Anthropic: hohe Qualität, geringer Betriebsaufwand, aber Bekanntgabe ins Ausland und Abhängigkeit vom Vertrag des Anbieters.
• Kommerzielle Modelle über eine Cloud-Region in Europa: ähnliche Qualität, Datenverarbeitung in einem Staat mit angemessenem Schutz, Vertragsprüfung bleibt nötig.
• Open-Source-Modelle auf Schweizer Servern, zum Beispiel bei Infomaniak oder Exoscale: volle Kontrolle über den Datenfluss, keine Bekanntgabe ins Ausland, dafür mehr Betriebsaufwand und je nach Aufgabe etwas geringere Qualität.

In vielen Projekten ist eine Kombination sinnvoll. Unkritische Aufgaben laufen über ein leistungsfähiges kommerzielles Modell, während Inhalte mit Personendaten oder Geschäftsgeheimnissen von einem Modell auf Schweizer Infrastruktur bearbeitet oder vor der Übermittlung pseudonymisiert werden. Entscheidend ist, dass diese Regeln technisch durchgesetzt werden und nicht nur in einer Weisung stehen.

Vorgehen in fünf Schritten

• Anwendungsfall beschreiben: Welche Daten fliessen hinein, welche Ergebnisse kommen heraus, wer nutzt sie?
• Daten klassifizieren: keine Personendaten, gewöhnliche Personendaten oder besonders schützenswerte Personendaten.
• Anbieter und Standort wählen, Vertrag zur Auftragsbearbeitung abschliessen und die Bekanntgabe ins Ausland prüfen.
• Datenschutzerklärung und gegebenenfalls das Verzeichnis der Bearbeitungstätigkeiten nachführen, bei hohem Risiko eine Folgenabschätzung erstellen.
• Technische Leitplanken umsetzen: Datenminimierung, Protokollierung, Zugriffsrechte und menschliche Prüfung bei folgenreichen Entscheidungen.

Ebenso wichtig wie die Technik ist eine klare interne Regelung. Mitarbeitende sollten wissen, welche KI-Werkzeuge freigegeben sind und welche Daten dort eingegeben werden dürfen. Andernfalls entsteht eine Schattennutzung privater Konten, die sich nachträglich kaum kontrollieren lässt.

Eine solche Regelung muss nicht umfangreich sein. Oft genügt eine Seite, die die freigegebenen Werkzeuge nennt, die zulässigen Datenkategorien beschreibt und eine Ansprechperson für Fragen bestimmt. Ergänzt durch eine kurze Schulung, in der typische Fälle aus dem eigenen Alltag besprochen werden, schafft das mehr Sicherheit als ein langes Reglement, das niemand liest.

Fazit

Das revDSG ist kein Hindernis für KI, verlangt aber Sorgfalt bei Zweck, Vertrag, Standort und Information. Wer früh klärt, welche Daten ein Anwendungsfall wirklich braucht, und das Modell passend zum Schutzbedarf wählt, kann KI produktiv einsetzen, ohne ein Datenschutzrisiko aufzubauen. Bei Smatik ist diese Prüfung fester Bestandteil jedes KI-Pilots.